كيفية كتابة أسماء المهام ووصفها بشكل فعال

يجعل اسم المهمة المفكر فيه جيدًا تنظيم سير عمل شركتك أسهل وللموظفين/المتعاقدين فهم ما يُطلب منهم.

هناك عدة قواعد بسيطة لإنشاء اسم المهمة:

1. يجب أن يبدأ الاسم بفعل يجيب على سؤال ما الذي يجب فعله. على سبيل المثال، "تحديد ما سبب ظهور الصفحات المكررة" بدلاً من "من أين تأتي الصفحات المكررة".
2. يجب أن يكون اسم المهمة بلغة واضحة وموجزة. على سبيل المثال: "البحث عن وحذف المحتوى المخفي" بدلاً من "التعامل مع المحتوى المخفي". الأخير لا يشير بشكل صحيح إلى ما يجب فعله بالمحتوى المخفي، بينما الأول يعطي تعليمات واضحة وبسيطة.
3. يجب أن يعكس الاسم ما تريد رؤيته من النتيجة النهائية للمهمة، وليس مجرد العملية. على سبيل المثال: "إضافة رابط تحميل الشهادة إلى بطاقة المنتج" بدلاً من "إضافة رابط الشهادة"، أو "ضغط جميع الصور الكبيرة إلى 300 كيلوبايت" بدلاً من "ضغط الصور الكبيرة".
4. حيثما لزم الأمر، استخدم معلمة كمية في العنوان. على سبيل المثال: "تطوير 3 خيارات لتخطيط الصفحة الرئيسية" بدلاً من "تطوير خيارات تخطيط الصفحة الرئيسية". باستخدام لغة كمية، تحدد هدفك بوضوح مما تريد الحصول عليه، بدلاً من ترك الأمر للموظف ليخمن.
5. يجب أن يكون اسم المهمة قصيرًا. يجب ترك أي تفاصيل لوصف المهمة. على سبيل المثال: "تحسين 20 صفحة في قسم التشخيص" أفضل من "تحسين 20 صفحة في قسم التشخيص. ركز بشكل أساسي على الصفحات المخصصة لتشخيص السيارات المحلية". كما نرى، الخيار الثاني يعطي معلومات زائدة في العنوان ويمكن أن يزيد من فوضى لوحات المشروع. هذا أفضل تركه لوصف المهمة.
6. لا تستخدم أي لغة مختصرة أو عامية. من الأفضل الكتابة بطريقة يمكنك التأكد من أن المستخدم (مثل الشخص الذي ينفذ المهمة) سيكون قادرًا على فهمها.

كيفية كتابة وصف مهمة فعال

الوصف الموجز والمكتوب جيدًا أمر حاسم للحفاظ على سير العمل متسقًا ودقيقًا. عند كتابته جيدًا، لن يحتاج الموظف الذي ينفذ المهمة إلى التحقق مرة أخرى، مرتين، ثلاث مرات من عمله مع الشخص الذي حدد المهمة. والشخص الذي حدد المهمة أيضًا سيكون أقل عرضة لطلب إعادة كتابة، تغييرات، إلخ. هذا يؤدي إلى تقليل الاحتكاك وتقليل الوقت المهدور للجميع.

إذن، ما الذي يجب أن يشمل وصف المهمة:

1. يجب أن يكون الوصف مفصلًا قدر الإمكان، ولكن في الوقت نفسه يحتوي فقط على المعلومات ذات الصلة بهذه المهمة المحددة. إذا بدت المهمة معقدة جدًا لوصفها، فقد يكون من المفيد تقسيمها إلى مهام أصغر وبسيطة متعددة.
2. يجب أن يحتوي الوصف على جميع المعلومات اللازمة للموظف لتنفيذ المهمة. قد يشمل ذلك:
   • عناوين صفحات الموقع
   • تفاصيل الوصول
   • نص الرابط
   • الكلمات الرئيسية
   • كلمات التوقف
   • تقارير الموقع
   • طلبات محددة تم مناقشتها مع العميل
   • أي تفاصيل أخرى متعلقة بالمهمة
3. يجب ألا تكون اللغة المستخدمة في الوصف غامضة أو تستخدم اختصارات، ويجب أن تقدم معلومات أكثر للمستخدم مما يقدمه العنوان. على سبيل المثال: "تحسين 20 صفحة في قسم التشخيص للموقع. ركز على الصفحات المتعلقة بالسيارات المحلية" سيكون أفضل لهذا الغرض من "تحسين 20 صفحة في قسم التشخيص" الذي يعطي تعليمات أقل وضوحًا للمستخدم.
4. يجب أن يشمل الوصف شرحًا لسبب أهمية هذه المهمة للمشروع الإجمالي. هذا يساعد في إعطاء الموظف فكرة أفضل عن سبب إكمال المهمة، وكيف تتناسب مع الهدف الأكبر.
5. إذا كان لديك أي معلومات إضافية لتسهيل المهمة، فيجب تضمينها أيضًا، مثل:
   • مراجع لمشاريع سابقة تم فيها إكمال مهام مشابهة.
   • أمثلة على حلول ناجحة من مواقع المنافسين.
   • أمثلة على قرارات غير ناجحة بناءً على الخبرة.
   • نصائح مفيدة - مثل من أين تبدأ، أي خدمات تستخدم، وهكذا.

   بشكل عام، لا يجب أن يكون الوصف مقالة طويلة يجب على منفذ المهمة قضاء ساعات في هضمها. بدلاً من ذلك، يجب أن يشمل تفاصيل موجزة عما هو مطلوب للمستخدم لإكمال المهمة بنجاح. مثل الأهداف، المواعيد النهائية، روابط لموارد مفيدة، ملفات، إلخ. إذا تم الحفاظ على ذلك في الاعتبار، يجب ألا تواجه مشكلة في إنشاء أسماء مهام ووصفات سهلة القراءة.