كيف توزّع عبء عمل الفريق وتتتبع الوقت في Labrika

يستطيع المدير في Labrika معرفة المهام التي ينفذها الفريق وما خُطط له لاحقًا. ويسجل الموظفون الوقت الفعلي منفصلًا في قائمة شخصية بمؤقت. يساعد ذلك الوكالة على إسناد العمل العاجل وتقدير الجهد لكل عميل وإعداد تقارير الساعات.

افتح «ما يعمل عليه أعضاء الفريق»

افتح «ما يعمل عليه أعضاء الفريق» من إدارة المشاريع. ابحث عن الموظف أو راجع الفريق كله. لكل موظف عمود، وداخله مجموعتا «قيد التنفيذ» و«قيد الانتظار» ببطاقات المهام وتواريخها.

1. لكل موظف عمود ببطاقات «قيد التنفيذ» و«قيد الانتظار» ومواعيدها. يُميز العمل الجاري بخلفية. المهام والتواريخ افتراضية.

مثلًا، تعمل نورة على قالب الكتالوج حتى الخميس، بينما تبدأ مهمة خالد التالية الجمعة. افتح مهام خالد واتفق معه على إمكانية فحص صفحات هبوط عاجل. يعرض التقرير الأعمال المسندة ومواعيدها؛ ومدة المهمة لا تساوي عدد ساعات العمل المشغولة.

يساعد هذا العرض الفريق الصغير على توزيع التطوير والمحتوى. وفي وكالة متعددة العملاء، يكشف حصول متخصص واحد على مهام متداخلة من مشاريع مختلفة. تحدد فترة المهمة موعد تنفيذها، بينما تُسجل الساعات الفعلية منفصلة.

أسند العمل مع مراعاة المواعيد المتفق عليها

افتح مهمة المشروع المطلوبة، واختر المنفذ وحدّد تاريخَي البداية والنهاية. إذا شارك عدة أشخاص، فعيّن مسؤولًا. مثلًا، يصلح المطور الروابط ويراجع متخصص SEO النتيجة بعد النشر.

لمشاهدة تسلسل العمل، افتح «المهام» في الشريط الأيسر، ثم اللوحة و«مخطط جانت». يوضح الخط الزمني انتهاء تعديل القالب والوقت المناسب للفحص أو تعبئة المحتوى. يدير المالك أو المسؤول كانبان العامة، ويغير المنفذون حالات تكليفاتهم في قائمة المهام.

سيناريو للوكالة: يطلب عميل جديد تدقيقًا عاجلًا قبل الإعلان. يراجع المدير العبء الحالي، ثم يسند التشخيص إلى متخصص متاح، دون تغيير مواعيد العملاء الآخرين المتفق عليها بصمت.

شغّل المؤقت لمهمة محددة

افتح «قائمة مهام شخصية وتتبع وقت workplan.»، وأدخل العمل في «مهمة جديدة»، واضغط «إضافة». اتفقوا على صيغة «العميل — المرحلة — العمل»، مثل «قهوة الشمال — نوفمبر — فحص الكتالوج». يساعد الجزء المشترك من الاسم على جمع سجلات الموظفين للعميل والفترة نفسيهما لاحقًا.

توجد الأداة الشخصية في «الملف الشخصي» ← «مصادر الشركة» ← «المهام». يفتحها كل موظف من حسابه. أما «ما يعمل عليه أعضاء الفريق» فيوجد عند لوحة المشروع؛ يستخدمه المدير للتخطيط، ويُستخدم المؤقت الشخصي لتسجيل الوقت الفعلي.

2. يفتح «+» فوق القائمة الإضافة الجماعية: كل سطر عمل مستقل. يساعد بادئ اسم العميل المشترك على جمع الساعات بعد التصدير.

اضغط «بدء» عند بدء العمل، و«إيقاف مؤقت» عند الانتقال إلى عمل آخر. يُحفظ الوقت المتراكم في «الوقت». وعند العودة، واصل تسجيل الوقت للمهمة نفسها.

3. يشغّل ▶ المؤقت، ويوقفه Ⅱ مؤقتًا. يظهر «الوقت» للعمل المتوقف ووقت البداية للعمل الجاري. يصدّر Excel السجلات.

يشرح التقسيم حسب المهام مكونات الجهد. قد تشمل أربع ساعات لعميل تحليلًا وتحديد مهام ومراجعة التنفيذ. يفيد ذلك في تقدير الطلب التالي، لأن إعادة فحص موقع صغير تختلف عن تحليل كتالوج جديد كامل.

اجمع ساعات العميل في Excel

اضغط «Excel» في القائمة الشخصية بنهاية فترة التقرير. إذا شارك عدة موظفين، يرسل كل منهم تصديره. يجمع المدير الصفوف في جدول ويضيف اسم الموظف ويرشح باسم العميل والمرحلة. مثلًا، تخص صفوف «قهوة الشمال — نوفمبر» شهر متابعة واحدًا.

مثلًا، قضت نورة ساعتين في الإصلاحات، وخالد ساعة ونصف في الفحص، والمحرر ساعتين في النصوص. يصبح إجمالي المرحلة خمس ساعات ونصف. هذا مثال لدمج الملفات المصدّرة، وليس سجل ساعات جماعيًا تلقائيًا لكل الموظفين.

احتفظ بسجل الأعمال المكتملة

علّم العمل مكتملًا بعد انتهائه. إذا أعاق القائمة الحالية، فاستخدم «إخفاء المنجز». احتفظ بالتصدير قبل حذف السجلات، لأن الأعمال المحذوفة لن تظهر في Excel.

أرفق نتيجة العمل بصفوف الجدول الموحّد: تقريرًا مؤرخًا لفحص الكتالوج، ومهمة اللوحة والعنوان المنشور للإصلاحات. يستطيع العميل مطابقة الساعات بالتكليفات المنجزة، وتستخدم الوكالة الوقت الفعلي لمرحلة مشابهة في تقدير الطلب التالي.